L’essentiel en quelques lignes
Une gestion encadrée
Les données servent à répondre aux demandes, organiser les activités, assurer la sécurité, gérer les inscriptions et tenir l’administration du club.
Un outil privé
Elysian OS est l’outil interne de gestion de l’association. Il n’est accessible qu’aux personnes autorisées et ne remplace ni la comptabilité légale ni une décision humaine.
Un contrôle humain
Les inscriptions, paiements, publications d’avis et décisions importantes restent soumis aux validations prévues. Le site peut envoyer automatiquement des accusés de réception et des notifications à l’équipe, limiter les envois abusifs et supprimer les demandes arrivées au terme de leur durée de conservation documentée.
Des droits accessibles
Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou l’opposition au traitement de vos données.
À retenir : Elysian ne vend ni ne loue les données, ne réalise pas de profilage commercial des mineurs et ne prend pas de décision entièrement automatisée à leur sujet.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est Elysian Football Academy, association loi 1901 déclarée sous le numéro RNA W751278339 et identifiée sous le numéro SIREN 942 029 117.
Contact relatif aux données personnelles : contact.elysianfoot@icloud.com – 06 31 24 40 73.
2. Données collectées et provenance
Selon votre relation avec l’association, les données proviennent de vous ou du responsable légal, des utilisateurs autorisés d’Elysian, des formulaires du site, de MonClub tant que ce service reste utilisé, de la messagerie professionnelle ou d’un partenaire lorsque celui-ci est autorisé à les transmettre. L’association n’achète pas de fichiers de prospects.
- Contacts et projets : identité, coordonnées, fonction, demande et échanges utiles.
- Joueurs et familles : identité, coordonnées du responsable légal, âge ou date de naissance, activité, inscriptions, présences, autorisations et documents nécessaires à l’encadrement.
- Éducateurs, bénévoles et partenaires : identité, coordonnées, rôle, qualifications, disponibilités, documents professionnels et échanges utiles.
- Inscriptions et finances : activité choisie, montant, état du règlement, remboursement, facture et justificatifs. Les données de carte bancaire restent chez le prestataire de paiement et ne sont pas enregistrées par ce site.
- Avis et images : témoignage, note, prénom affiché et autorisation de publication ; consentement distinct lorsqu’une image peut être utilisée.
- Données techniques : journaux de sécurité, informations minimales sur l’appareil, le navigateur, les pages consultées et le choix relatif aux services facultatifs.
Les champs obligatoires sont signalés. Leur absence peut empêcher de traiter la demande, de finaliser une inscription ou d’assurer une participation en sécurité. N’inscrivez aucune donnée médicale, pièce d’identité, information bancaire ou secret dans un champ libre, sauf si un parcours dédié et sécurisé le demande expressément.
3. Finalités et bases juridiques
| Traitement | Finalité | Base juridique |
|---|---|---|
| Demandes de contact et projets | Répondre, organiser le suivi et préparer une relation | Mesures précontractuelles ou intérêt légitime |
| Inscriptions et activités | Gérer l’inscription, le paiement, les présences, l’encadrement et la sécurité | Exécution du contrat et obligations légales |
| Administration et finances | Tenir les dossiers, factures, remboursements, preuves et indicateurs de gestion | Contrat, obligation légale et intérêt légitime |
| Relations professionnelles | Recevoir, classer, retrouver et suivre les échanges utiles | Intérêt légitime, contrat ou mesures précontractuelles |
| Avis, images et communications facultatives | Publier un témoignage ou une image et adresser une communication choisie | Consentement |
| Sécurité | Prévenir les accès non autorisés, le spam, la fraude, les erreurs et les incidents | Intérêt légitime et obligations de sécurité |
| Services tiers non essentiels | Activer une carte ou une mesure d’audience non exemptée | Consentement préalable |
4. Elysian OS et contrôle humain
Elysian OS est l’outil privé de gestion de l’association. Il centralise les familles et joueurs, inscriptions, stages, présences, tâches, documents, communications préparées, finances et éléments de pilotage pour les utilisateurs autorisés.
Une personne autorisée reste responsable de vérifier les informations et de valider toute action. Une inscription, un remboursement, une sanction, une décision médicale, l’envoi d’un message ou une publication n’est pas décidé automatiquement. Les éventuelles automatisations futures devront être documentées, limitées à une finalité précise, sécurisées et soumises aux validations adaptées avant leur activation.
5. Destinataires et prestataires
L’accès est limité aux dirigeants, éducateurs ou personnes autorisées selon leur rôle et leur besoin réel. Selon le service concerné, les destinataires ou sous-traitants suivants peuvent intervenir :
- WordPress.com / Automattic pour l’hébergement et le fonctionnement du site public ;
- MonClub et ses prestataires de paiement pour les inscriptions et règlements encore gérés sur cette plateforme, jusqu’à la migration effective vers le nouveau parcours ;
- Google Maps uniquement lorsque le visiteur choisit d’afficher la carte ou d’ouvrir l’itinéraire ;
- OpenAI et Cloudflare pour l’hébergement privé et les données techniques d’Elysian OS ;
- Apple pour la messagerie professionnelle iCloud et les appareils administratifs ;
- les conseils, organismes publics et autorités légalement habilités lorsque cela est nécessaire.
Elysian tient un registre de ses prestataires et vérifie leurs contrats, localisations, conditions de suppression et mécanismes de transfert. Elysian Football Academy ne vend ni ne loue les données personnelles.
6. Hébergement et transferts hors de l’Espace économique européen
Certains prestataires peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. Pour chaque service concerné, Elysian vérifie le mécanisme juridique annoncé par le prestataire et consigne les garanties applicables. La liste correspondant aux services réellement utilisés peut être demandée au contact relatif aux données personnelles.
7. Durées de conservation
- Corbeille opérationnelle : 30 jours avant purge.
- Demandes et prospects sans suite : jusqu’à 3 ans après le dernier échange utile.
- Candidatures d’éducateurs non retenues : supprimées à la fin du recrutement, sauf accord distinct permettant leur conservation pendant 2 ans au maximum après le dernier contact.
- Informations de santé opérationnelles : 3 mois après la fin de la participation, sauf incident, obligation ou litige justifiant une conservation distincte.
- Journaux applicatifs et de sécurité : 12 mois, sauf nécessité d’enquête.
- Statistiques d’audience facultatives : désactivées dans cette version du site ; toute activation ultérieure devra être documentée et assortie des choix nécessaires.
- Sauvegardes Elysian OS : 30 jours au maximum et un nombre limité de copies récentes.
- Documents comptables : 10 ans lorsque la loi l’impose.
- Preuves de consentement et demandes de droits : 5 ans en archive de preuve lorsque cela est nécessaire.
- Images et avis publiés : jusqu’au retrait de l’accord ou à la fin de la période annoncée.
Les demandes suivies sur le site disposent d’une date de dernier échange utile et d’un état de suivi. Les dossiers historiques sans date fiable sont soumis à une revue par l’équipe avant toute purge automatique ; une mise à jour technique ne vaut pas nouvel échange. Une donnée peut être placée en archive intermédiaire lorsqu’elle doit être conservée pour respecter une obligation légale, établir une preuve ou défendre un droit. L’accès à cette archive est restreint.
8. Vos droits et leur exercice
Selon le traitement concerné, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, leur portabilité, la limitation du traitement, vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ou retirer votre consentement à tout moment.
Écrivez à contact.elysianfoot@icloud.com avec l’objet « Données personnelles ». Précisez la demande et les informations permettant de retrouver le dossier. Une preuve d’identité n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable et doit être limitée au nécessaire.
Elysian accuse réception et répond en principe dans un délai d’un mois. Si la demande est complexe, la personne est informée de la prolongation et de son motif. Vous pouvez également adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
9. Mineurs, santé et droit à l’image
Les formulaires concernant un mineur sont destinés à son parent ou responsable légal. Les données sont limitées à l’organisation de l’activité, à l’accompagnement demandé et à la sécurité du participant.
Les informations de santé ne sont accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin pour encadrer l’enfant ou gérer une urgence. Elles ne sont pas utilisées pour évaluer sa valeur sportive, le classer ou lui adresser de la publicité. L’autorisation d’urgence, les informations de santé et le droit à l’image sont recueillis séparément lorsqu’ils sont nécessaires. Refuser l’usage de l’image n’empêche pas la participation.
11. Sécurité et accès
Elysian applique des comptes individuels, des rôles et habilitations, des mots de passe robustes, des sessions limitées, le chiffrement des communications, des sauvegardes limitées et vérifiables, un journal d’actions et une séparation des secrets. Les accès sont retirés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
Ces mesures réduisent les risques sans permettre de garantir une sécurité absolue. Toute anomalie peut être signalée au contact relatif aux données personnelles.
12. Incidents et violations de données
Un incident est qualifié, contenu, documenté et corrigé. Lorsque la réglementation l’exige, Elysian notifie la CNIL dans les délais applicables et informe les personnes concernées si le risque pour leurs droits et libertés est élevé.
13. Mise à jour et historique
Cette politique évolue avec les traitements, les prestataires et la réglementation. La date affichée en haut identifie la version applicable. La mise à jour du 19 septembre 2026 précise les accusés de réception et notifications automatiques, le suivi de conservation des demandes et la désactivation des statistiques publiques Jetpack. Les finalités des activités et les modalités d’inscription restent inchangées.